イベント企画の進め方やポイントとは？活用できるアイデア例を紹介
イベント企画と一言で言っても、どんなイベントを企画すればいいのか、イベント開催日まで何を準備したらよいのか決めることが多すぎて悩んでいる方もいるのではないでしょうか?
この記事ではイベント企画の具体的な進め方やポイント、イベントのアイデア例をご紹介しています。イベントのターゲットや目的を明確にしないまま当日何をするかだけ決めた場合、そのイベントが成功することは難しいでしょう。
順を追って一つ一つイベント企画を進めていくことがイベント成功の鍵となるので、イベント企画で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
イベント企画とは
イベント企画とは、イベントの発案から当日運営までの一連の業務を具体的に企画することです。一般的にイベント企画を行う目的は、ターゲットとする人に対して、自社商品やサービスを知ってもらい、売上へとつなげていくためです。
また、イベントを成功させるためには明確な目的やターゲットの設定、イベント内容に適した場所や日時の設定、効果的な宣伝方法、想定時間に収まるプログラムなど綿密な準備が必要です。
イベント企画を成功させるポイント5選
ここではイベントを企画するうえでの具体的なポイントを5つご紹介します。
明確なターゲットを決める
誰に対して行うイベントなのか、ターゲットは明確にしておきましょう。ターゲットを明確化することでおのずと適した日時や場所を選ぶことができ、告知や企画もターゲットに合わせた内容を盛り込むことができます。
ターゲットの設定をあいまいにしておくと告知方法や企画内容にブレが生じ、イベント自体が失敗に終わってしまう可能性が高くなります。イベントに訪れた人が自分にとって興味関心のない部分が多いと感じてしまうと、結果的に満足度の低いイベントで時間の無駄だったという印象で終わってしまうかもしれません。
このような失敗を防ぐためには、イベントの目的に沿ったターゲット設定を企画の段階ではっきりと決めることが重要です。「6W2H」のフレームワークを活用すると、具体的に設定しやすくなるのでおすすめです。
【6W2Hのフレームワーク】
①when いつ（ターゲットを集客するためのイベントや告知に適したの最適な日時はいつか?）
②where どこで（より多くのターゲットが訪れやすく、イベントの趣旨に合った場所はどこか?）
③who 誰が（イベントの主催者は誰か?協賛社、協力者は誰にするのか?）
④whom 誰に（ターゲットは誰にするのか?イベントの内容を届けたい人は誰か?）
⑤what 何を（イベントの効果を最大限に引き出すために行うべき内容は何か?）
⑥why なぜ（イベントを企画したのはなぜか? イベントの目的は?）
①how どのように（ターゲットに飽きずに楽しんでもらうにはどのようなコンテンツを盛り込めばよいか?）
②how much いくらで（イベントの予算はいくらで設定するか?参加費は無料か有料か?）
参加者にとってのベネフィットを提示する
イベントに参加する人にとって魅力的なベネフィットが提示されていると参加しやすくなります。例えば商品PRのイベントであれば会場でもらえる販促物、知識系のイベントであれば、得られる知識などが告知の段階でわかると参加意欲が高まるでしょう。
夏のイベントであれば冷たい飲み物やうちわなど季節に合った特典を用意しても良いでしょう。
イベント内容に独自性を出す
このイベントでしか体験できない何かがあるなど独自性のあるイベントにすることも重要です。日々さまざまなイベントが開催されている中で、他のイベントとの差別化ができないと集客が思うようにいかない可能性があります。過去に開かれたイベントを参考にして、自分たちの「売り」は何なのか、どのような「価値」を参加者に提供できるのかについて話し合うことで独自性を見出すことができます。
ただし、独自性を出す内容を盛り込みすぎると、本来の目的から軸がぶれてしまう可能性があります。あくまでもシンプルでわかりやすい内容にしておくと参加者はイベントに参加しやすくなるでしょう。
イベント内容を目新しいものにする、参加者のメリットを提示すること以外に、開催場所の変更や進行を工夫したり、タイトルを魅力的なものにしたりすることで独自性を出すこともできます。
SNSなどでトレンドを把握する
SNSや競合他社のイベントを参考にして、トレンドを把握することも大切です。トレンドは移り変わりが激しいので常に最新のものをチェックし、イベントの企画に活かすことがポイントになります。
SNSでトレンドを把握してからイベント内容を企画すると、参加者側が求めているものと主催者側が提供できるものがマッチしやすくなり、参加率の向上につながる可能性があります。また、他社が成功したイベントに盛り込まれていたトレンド要素は何だったかを分析することもイベントを企画する上での参考になるでしょう。
季節に合わせた企画にする
季節に合わせた企画にすることも参加意欲をアップさせるポイントになります。季節に合わせたイベントは「今しか行けない」「この季節を満喫したい」といった特別感を参加者にアピールすることができるでしょう。
ただし、イベントの目的や内容に沿ったものでないと季節の要素だけが浮いた印象になり、イベント自体に一貫性が見られず失敗に終わってしまう可能性もあります。参加者が違和感を覚えることがないように季節とイベント内容が自然と繋がっているような企画を考えることが重要です。
イベント企画の進め方
イベント企画は、どのようなことに注意して準備を進めればよいか、イベント企画の進め方について具体的に見ていきましょう。
イベントを開催する目的とターゲットを明確にする
まず、イベントを開催する目的を決めましょう。目的を明確にすることで、「誰に」「どんな」イベントを企画すればよいのかが定まります。また、目的はなるべく一つに絞ることが重要です。目的が多くなりすぎるとイベントの内容やターゲット層にばらつきが生じ、軸が定まりません。
例えばある商品やサービスを知ってもらいたい、企業や団体の認知度を高めたいなどの目的を設定した場合、それに応じてターゲット層や誰に対して告知を行うかが変わってきます。
目的を最初に掲げ、その後イベント内容をどうするか深堀りしていきましょう。
「何のためにイベントを開催するのか」「達成したい目的は何か」がはっきりとしていればイベントを成功に導きやすくなります。また、目的が明確化されているとイベント終了後にその目的は達成されたのか、されなかったのかについても振り返りがしやすくなり、今後のイベント企画にも活かせるでしょう。
イベント内容を決める
イベントの目的が決まったら、その目的に合ったイベント内容を深堀りしていきましょう。ターゲット層が求めているイベント内容は何か、トレンドや過去の事例を参考にして魅力的な内容を考えます。自分が行きたいと思えるような参加者目線の案を検討することが重要です。
具体的なイベント内容のアイデアについては記事の後半で紹介しているので参考にしてください。
イベントの開催場所や日時・予算などを決める
イベント内容が決まったら、そのイベントに適した場所や日時、予算などを決めていきます。イベント当日、ターゲット層が参加しやすい日時や場所を選びます。
企業に対して開きたいイベントの場合は、平日に駅からアクセスしやすい会場を選びましょう。地域のお祭りなどのイベントの場合は、土日祝日に公園や公民館、学校の校庭や体育館などを選ぶとよいでしょう。
イベントを開催する場所は希望する日時がすでに予約されていて使えない場合もあります。いくつか候補場所、日時を設定し、イベント当日まで余裕をもって予約するようにしましょう。実際に現地に行ける場合は、なるべく下見して設備や広さなどを確認しておくことをおすすめします。
会場が決まったら予算を策定します。会場費はもちろん、当日運営にかかる費用や集客のための広告宣伝の費用など細かく予算決めを行いましょう。用途ごとに予算を決めることで、予算の総額をオーバーしにくくなり、どの部分が費用がかさんだのか、また抑えられたのか把握しやすくなります。
企画書を作成し、イベントの告知を行う
次に準備から当日運営まで一連の業務をまとめた企画書を作成し、イベント告知の手段を考えます。参加者やターゲット層によって、適したイベント告知の方法を選ぶ必要があります。
例えば企業に対するイベントであればメールや書面、チラシなどで告知を行い、地域のお祭りなどのイベントであれば回覧板、掲示板への貼り紙やSNSで発信するなど目につきやすい方法で告知を行うのがよいでしょう。
若年層や何か特定のものに興味関心がある人などをターゲットにしたい場合は、コミュニティサイトやSNSなど生活様式にあわせた媒体で発信すると、多くの人の目に届くでしょう。
イベント開催に向けて準備を進める
イベントの告知が終わったら、イベント開催に向けて準備を進めていきます。
準備物と準備スケジュール、準備の担当者決め、当日のプログラム作成、人員配置の計画、会場の下見などを余裕を持ったスケジュールで進めていきましょう。
準備の段階で出てきた問題点や懸念点はなるべく早めに解消し、当日の運営に問題がないようにしておくことが大切です。アンケートや配布資料などがある場合は、当日の参加者数を見越して準備しておきましょう。
入念に準備していても予期せぬトラブルが発生することはよくあります。そんな時も慌てず、臨機応変に対応できるように環境や体制を整えておきましょう。
イベント終了後の振り返りは重要
無事にイベントが終了した後は振り返りを行いましょう。
回収したアンケートやSNSでのコメント、運営側の感想や意見をとりまとめ、掲げた目的は達成できたのか、改善点は何かなど記録として残すとよいでしょう。
次回開催する際に、更に参加者の満足度の高いイベントを行うための参考になります。
イベント企画で活用できるアイデア5つの例
イベント企画で開催される内容は多岐にわたります。今回はその中から、集客につながるイベント企画のアイデアを厳選して５つご紹介します。
参加型や体験型のイベント
1つ目は、参加者が主体的に参加することができる内容を選ぶことです。そのためには、参加者の目線で何がやりたいかを考え、企画していくことが大切です。
例えば、謎解きイベントや宝探しイベントでは、参加者自身が考えてアイテムやヒントを見つけることでイベントが進行していくため、イベントの世界観を楽しみやすいでしょう。また、モノ作りや体験といったイベントでは、実際に参加者が作品を作って、場合によっては持ち帰ったり、スキルを身に着けたりといった効果が期待できるでしょう。
参加者同士で交流する機会を設けると、協力してアイデアを出し合ったり、体験をより楽しめたりといったメリットが生まれやすいです。
著名人を招く
2つ目は、芸能人やインフルエンサー、専門家などの著名人を招く方法です。この方法は、大学の文化祭や商品の販促活動でよく取り入れられています。
トークイベントや講演会、写真撮影会などは、著名人の存在があってこそ参加者にとって価値があるものとなるでしょう。
著名人を招く場合は、著名人がかかわる内容を決めて依頼する必要があります。交通費や講演費、宿泊費などの費用が発生するため、後から変更してトラブルになることがないように明確にしておきましょう。
参加者には特典を準備する
3つ目は、参加者にメリットのある特典をつけることです。参加費無料や来場者特典、試供品やサンプルなど、その種類や形態はさまざまです。
企業タイアップや協賛企業がついている場合は宣伝にもなりやすく、また企業のチラシ・ロゴ入りの特典や自社製品のサンプルを配布することで、ダイレクトな宣伝にもつながります。
町おこしなど地域や自治体と共同で行う
4つ目は、地域の自治体と共同で企画を行うことです。子どもから大人までが交流できるお祭りや地域の文化を学ぶイベントを開催することで、地域の住民の興味を得られる可能性があります。
また、大学生や企業など地域と交流することで相互理解を深めやすくなるでしょう。イベントを開催する団体の活動を広めることができ、さらに地域を活気づけられるというメリットがあります。
オンラインで開催できるイベントを行う
5つ目は、オンラインで参加できるイベントを開催することです。オンライン企業説明会やトークショーの中継・配信などがあれば、地方在住のため参加を迷っている人や、海外に住んでおり時間帯が合わない人も参加しやすくなります。
会場開催とオンライン開催のように、二つの形態で開催することで来場者が減ることが懸念される場合には、会場限定の来場者特典をつけるといった工夫ができます。
まとめ
イベント企画は発案から当日運営までの一連の流れを計画する必要があります。参加者にとってのメリットやSNSのトレンドを把握した内容を加えて独自性を出すと、イベントの目的が明確になりやすいです。
また具体例として、参加型のイベントや参加者への特典があるイベント、著名人や地域・自治体などと協力して行うイベント、オンライン開催イベントなどを活用すれば、集客に繋がりやすくなるでしょう。本記事で述べた企画のポイントや具体的なアイデアを踏まえて、イベントを企画し成功に導きましょう。